[專案管理]如何有效溝通? 和你分享兩種關鍵的軟實力 (快聽慢說)

「溝通的目的不是為了增加了解，而是要避免誤解。」----麥克阿瑟將軍

好一陣子沒有聊聊和專案管理相關的話題了。
這次想和你說說兩個我在當工程師遇到兩個和團隊溝通有關的故事。

第一個故事是有關於雙方共事卻產生1 + 1 < 2 結果的案例。

我的第一份工作，是在一家台灣人設立的外商公司(台式作風，就是沒有外商文化的外商公司)，主要是開發在電腦上撥放和編輯影片的應用程式。
工作一段時間後，我被賦予一份任務，就是要把原本只能支援32位元的解碼器，修改成可以支援64位元。
我需要把修改過的程式碼，編譯後的解碼器，放在支援64位元的個人電腦作驗證。
因為當時支援64位元的個人電腦還不是很普遍，老闆要我把機器搬到會議室來執行這項任務。
就此開始了我長達好幾個月在戰情室(war room)的苦日子。
一開始模不著頭緒，後來和資深同事請教之後，漸漸知道要如何執行。
因為時間上有些緊迫，大老闆把另一位同事Eric 找過來幫我。
Eric 的公司被我們公司併購，和我一樣都是工作不久的職場新鮮人。
我們一起合作時，發現我們倆對於這份任務處理的方式不同，
他覺得他的方法比較好，
我覺得我的方法比較好，
他堅持依照他的方法做，
我堅持依照我的方法做，
兩個人做的部分卻無法整合。
結果兩人一起做並沒有變得更快，
他堅持依照他的方法，結果兩人一起做並沒有變得更快，
後來他用的方法發現沒有比較好，態度才開始軟化，嘗試使用我的方法，
才有效的把這個任務完成。
這個案例給我一個心得，如果一開始沒有共識，各做各的，是無法加速工作任務的進行。
增加人力並不是很簡單的理解可以縮短每項任務工時，
因為每增加一個人，溝通成本和複雜度就會提高，如果彼此的工作方向不同，愈多人反而所需要的時間會變得更多。
這也是為甚麼三人以上共事的專案，就需要一位串聯大家一起討論和做決策的專案經理人(PM)。
一個超大型的專案，可能從軟體、硬體到工廠生產，都有相對應的PM，讓專案可以順利的進行。

專案成敗的關鍵，其實是有沒有找到對的人，在對的時間用對的方法，把事情做對。

第二個故事是關於如何和國外同事一起合作，解決問題。

因為大老闆在美國，為了加速專案的進行和避免因為時差無法即使掌握專案的狀況，
我的主管指派我們的團隊一起去Fremont出差。
在那邊遇到一個很厲害的美國工程師，從美國一流的頂尖大學畢業，
他叫Andy，口頭禪是"sounds good".
跟他一起聊天或討論事情時，"sounds good"這句話都會不時從他口中說出來。

有一次他突然把我們這一群工程師找來，希望我們可以幫他一個忙。
因為某家客戶想要使用我們的encoder，
把我們公司的encoder可以改成獨立運作的動態連結，提供給他們使用。
因此需要移除和其他的模組產生的關聯性。
而要移除這些關聯性，就要移除許多在程式碼中不必要的定義和連結，
這會影響好幾百個檔案，產生上千個因為移除產生編譯上的錯誤。
把上千的編譯錯誤解決就變成非常花時間的事情。
他當時用英文說這件事，其實我搞不清楚狀況，還好有比較資深的同事Ben和他做溝通，
知道他想要的是甚麼。

簡單的說，就這種比較瑣碎耗時的事情，交給我們這些工程師就可以了。
當時只是很被動地告知要怎麼做，被分配到要改哪些檔案。
反倒是看起來只出一張嘴的Ben，成了這項任務的管理者和溝通的窗口。
他扮演著讓這項任務可以繼續推動的關鍵腳色。
其實Andy不是我的直屬主管，當初做這件事時，也要同時讓我的老闆知道。

這一件事讓我知道要怎麼用英文和國外的同事溝通，和聽懂他打算怎麼和我們一起合作，是在團隊運作中，非常重要的關鍵能力。
如果從1分到10分打分數，我會給9分。

第一個故事後續的發展是甚麼呢?
後來主管又指派幾個任務給我，做得並不怎麼好，
為了努力達成主管設定的目標，有時候工作到凌晨一兩點，卻還是徒勞無功。
當時以為自己埋頭試錯，總會有成功的機會，但還是一直失敗，
有位主管也帶著揶揄的口吻，說台大研究所畢業，怎麼解決不了?
回頭看，寫程式真不是我的強項。
當我遇到困難時，我沒有主動尋求幫助，運用其他資源，
反倒只想靠自己解決問題。
之後換了下一份工作，還是當一個工程師，不過開始和愈來愈多不同的部門溝通，成為一個專案通訊功能的負責人，幫忙訓練新人，發現懂得溝通是多麼重要。
所以決定做一些不同的嘗試，
參加卡內基訓練課程，練習自己的表達和溝通，
參加PMP課程和考試，了解專案的流程和架構，
最後走上專案管理這一個領域。

第一個故事是一對一的溝通，也是平行的溝通，
先達成共識，才能一起合作。

第二個故事是一對多的溝通，也是上對下的溝通，
先聽懂對方要的是甚麼，才能找出有效的團隊分工模式。

回到這篇文章的標題所說的軟實力 (快聽和慢說)，和這兩個故事有甚麼關聯呢?

快聽，就是專心的傾聽，要聽出對方心裡真正想要說的重點，才能做出正確的回應。
慢說，就是要重複對方所說的話，確認自己的理解和對方一致，不要對方還沒說完，就直接打岔搶話。

第一個故事中我和Eric一開始沒有快聽慢說，所以事倍功半。
第二個故事中Ben發揮了快聽慢說的軟實力，事半功倍的效應就產生了。

好啦，這篇文章就分享到這，希望能給你一些對於專案上要如何有效溝通，有所幫助。